При изменении фамилии сотрудницы происходит обновление её персональных данных в соответствии с пунктом 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Если смена фамилии произошла вследствие заключения брака, руководитель организации (или уполномоченное лицо) издаёт приказ о внесении изменений в кадровую документацию. Основанием для этого приказа служат: заявление сотрудницы, её новый паспорт и копия свидетельства о браке.
Работница должна подписать заявление об изменении персональных данных, указав уже новую фамилию в соответствии с паспортом. Эту же фамилию она должна использовать при подписании приказа и дополнительного соглашения к трудовому договору.
Согласно части 1 статьи 57 Трудового кодекса РФ, трудовой договор должен содержать следующие сведения: фамилия, имя и отчество работника, а также данные документа, удостоверяющего личность (например, паспорт). После смены фамилии и получения нового паспорта стороны должны оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (в соответствии со статьёй 72 ТК РФ), в котором указываются новая фамилия и обновлённые паспортные данные работницы.
В случае изменения персональных данных работника (например, фамилии), необходимо внести соответствующие изменения в следующие документы:
- трудовую книжку;
- трудовой договор (через дополнительное соглашение);
- личную карточку работника (при наличии);
- иные кадровые документы, содержащие изменённые персональные данные, включая график отпусков, учётные журналы, книги и т. д.